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ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN

12 ENCUENTRO FEMINISTA LATINOAMERICANO Y DEL CARIBE


Comisión de Comunicaciones del 12 Encuentro Feminista Latinoamericano y del Caribe Mayo 20 de 2011

 
CONSIDERACIONES

La estrategia de comunicación propuesta para el 12 Encuentro plantea un conjunto de acciones entrelazadas entre sí para contribuir al cumplimiento de los objetivos.


Para la formulación de esta estrategia se tienen en cuenta los siguientes puntos:


El propósito del Encuentro:

 
Nombrar el 12 Encuentro Feminista Latinoamericano y del Caribe 30 años de Feminismo Latinoamericano y del Caribe: desatar, desnudar y reanudar es la propuesta de dar una mirada al camino recorrido con el fin de desatar los nudos que hemos ido amarrando, reanudar los debates y diálogos cerrados, desnudando los cuerpos, las conciencias y las apuestas políticas por una vida digna, libre y autónoma para las mujeres; ejercicio político que, esperamos, nos permitirá pensar juntas acerca del horizonte de las luchas feministas en la región.

El Encuentro regresa a Colombia después de tres décadas y creemos como comité organizador que es una gran oportunidad para hacer un balance, aprovechar la inmensa capacidad reflexiva del movimiento feminista y trazar juntas caminos que nos permitan seguir adelante.

De nuevo apelamos a palabras conocidas que nos han inspirado en otros momentos para actuar juntas: desatar, desnudar y reanudar. Las tres sugieren nudos, redes, enredos y nuevos comienzos. Por ello, queremos establecer el sentido que le hemos dado y que guiarán política, metodológica y estratégicamente el desarrollo de este Encuentro.

Desatar y desnudar tienen algo en común y es que ambas estrategias nos sirven para animar la discusión de la memoria. El prefijo des nos lleva a la negación o a la inversión del significado de las cosas, nos indica lo que tenemos que buscar y retomar para re-significar. Y en reanudar, el prefijo re nos puede dar las pistas para volver a cargar, volver a fluir en nuestras apuestas como feministas. Los dos primeros elementos son para generar la reflexión a partir del pasado y hacer un balance y el último es para pensar y construir acerca del futuro.

Las fases del 12 Encuentro:


En la realización del Encuentro pueden distinguirse tres fases:


La fase de preparación (PRE): esta fase va desde que se decidió en el Encuentro de México en 2009 que Colombia sería la sede del 12 Encuentro hasta el día antes de que empiece el Encuentro (22 de noviembre de 2011).


La fase de desarrollo (FDD): esta fase va desde el día en que se inician las actividades del Encuentro hasta que terminan (23 a 26 de noviembre de 2011).


La fase postEncuentro (POST): esta fase va desde el momento en que termina el Encuentro hasta que se lleve a cabo el empalme con el país que asuma la organización del 13 Encuentro. (27 de noviembre de 2011 a fecha indefinida de 2011 o comienzos de 2012).


Los públicos objetivo del 12 Encuentro:


Las mujeres feministas de América Latina y el Caribe que han asumido sus acciones políticas teniendo como referente múltiples espacios de organización y encuentro como los Encuentros Feministas Latinoamericanos y del Caribe. Este es el público prioritario.

 
La sociedad en su conjunto en el país y la región, a la que se quiere llegar con el mensaje de que el feminismo está vigente y tiene propuestas claras para ampliar la democracia con base en los derechos.


Los mecanismos operativos para la implementación de la estrategia de comunicación del 12 Encuentro:


La Comisión Coordinadora Estratégica (CCE): de cara a la estrategia de comunicación, la CCE tiene como función formular los lineamientos políticos para orientar la realización de las acciones y materiales de comunicación. Para ello, debe participar en el Consejo Editorial (ver más abajo) con el fin de verificar que los contenidos políticos se concreten en las acciones y materiales propuestos. En la fase preparatoria del Encuentro, la CCE también tiene como función aprobar la estrategia de comunicación propuesta.  
   
La Comisión de Comunicaciones (CC): esta comisión tiene como función formular una estrategia de comunicación e revisar e implementar las acciones de comunicación y garantizar su desarrollo.

La comunicadora contratada: esta persona tiene como función proponer, coordinar y realizar, en algunos casos, las acciones de comunicación propuestas.

  
El Consejo Editorial: es el mecanismo para agilizar la toma de decisiones en cuanto a las acciones y materiales de comunicación. El Consejo Editorial está conformado por una representante de la CCE que se encarga de verificar que los lineamientos políticos se estén concretando en las acciones y materiales de comunicación, una representante de la CC y la comunicadora contratada. Una vez se constituya el Consejo Editorial, éste formulará la manera en que va a funcionar para hacer eficaz y eficiente la realización de acciones y la producción de materiales de comunicación.  



LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN EN LA FASE PRE


En esta fase se trata de distribuir información a las feministas interesadas en participar o conocer el 12 Encuentro. Entre el tipo de información que se distribuye se destacan: los lineamientos políticos, de contenidos y metodología; las inscripciones y formas de participación y organización en las actividades de distinta índole que se van a llevar a cabo en el Encuentro, entre otros.


Para cumplir con el propósito de la Fase Pre se proponen las siguientes acciones:

-Diseñar la imagen gráfica del Encuentro para identificarlo y posicionarlo entre el público objetivo. Esta imagen se utilizará en diferentes canales y medios: el sitio web, los impresos (afiches, volantes, boletinas, boletines de prensa, etc.) al igual que en cualquier material visual que se produzca en torno al 12 Encuentro.

-Diseñar, poner al aire y mantener actualizado un sitio web para el Encuentro: el sitio web debe proporcionar información de contenidos, metodológica, logística, organizativa, de rendición de cuentas, entre otros aspectos, y debe ser útil no sólo como referente para las feministas que participan en el Encuentro sino también para el público en general, entre éste los periodistas de medios masivos y alternativos y los miembros de organizaciones gubernamentales y no gubernamentales interesados en obtener información general y particular sobre el Encuentro. Mantener la página web implica redactar y actualizar contenidos y construir y/o alimentar bases de datos de diferentes públicos. La página web es un apoyo en las tres fases del Encuentro y su función está especificada en cada una de ellas (ver más adelante).    

-Diseñar y producir boletinas sobre los lineamientos políticos del Encuentro, sobre los avances del trabajo, las propuestas de las diferentes comisiones y todo lo que se considere noticia importante sobre el Encuentro. Esta boletina está dirigida principalmente a las  mujeres que van a participar en el Encuentro o que quieren conocerlo,  y no tiene una periodicidad determinada sino que se escribe y se distribuye en la medida en que haya noticias que publicar. La boletina se distribuye a través de sitio web a las bases de datos que se irán ampliando y será redactada y/o editada por la CC. 

-Implementar un centro de medios o sala de prensa on-line que utilice herramientas web como Youtube, Podcast, Flickr, Picassa, Facebook que, en articulación con el sitio web del 12 Encuentro, permitan mantener de forma multimedial contenidos en texto, video, audio e imagen para que tanto los medios de comunicación como el público objetivo accedan a las fuentes de información.

 

-Producir y distribuir boletines informativos en torno al Encuentro dirigidos a periodistas y comunicadores de diferentes medios tanto nacionales como regionales e internacionales. Estos boletines de prensa deben contener información general sobre el propósito del Encuentro, su importancia política y social general y coyuntural. Esto implica además de escribir estos boletines, definir un equipo del Encuentro que pueda atender invitaciones para dar entrevistas en diferentes medios y participar en discusiones, foros o cualquier otra actividad a la que el Encuentro sea invitado. A medida que se acerca el Encuentro es preciso hacer una campaña en medios para informar a la sociedad sobre su importancia política. Esta acción se complementa con el centro de medios y acompaña la Fase PRE y FDD del Encuentro.  

-Producir, re-producir o vincular documentos escritos y/o audiovisuales de diferentes índoles que sirvan para dinamizar el Encuentro. Estos documentos serán publicados o vinculados al sitio web del Encuentro.


LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN EN LA FDD


En esta fase las acciones están dirigidas a seguir informando a las asistentes al Encuentro sobre (i) la programación  académica, cultural, recreativa, etc., que está teniendo lugar durante el Encuentro y las actualizaciones necesarias; (ii) los aspectos logísticos y de seguridad que deben tenerse en cuenta para el buen funcionamiento del Encuentro y las actualizaciones a que haya lugar (iii) la actividad que se tiene planeada a propósito del 25 de noviembre, Día de la No Violencia contra las Mujeres y (iv) la recolección de los insumos para las memorias escritas y audiovisuales del Encuentro. Así mismo, en esta fase deben realizarse acciones de free press  dirigidas a informar a los medios masivos y alternativos sobre el desarrollo del Encuentro. Esta campaña de free press empieza a realizarse un mes antes de la fecha de inicio del Encuentro.   

Para conseguir este propósito se propone realizar las siguientes acciones:

-Imprimir un programa de mano con las actividades de distinta índole que se den en el marco del Encuentro. Este programa también estaría en el sitio web en formato PDF. El programa de mano impreso se incluiría en la carpeta/souvenir y las actualizaciones a que haya lugar se hacen en la web, se anuncian en el evento en carteleras (ver más abajo) y se imprimen para distribución entre las participantes. A cada habitación se hará llegar una volante diario con las actualizaciones o modificaciones del programa. 

-Imprimir un volante con los aspectos logísticos y de seguridad que tienen que ver con el Encuentro. Este volante también estaría en el sitio web. La versión impresa se incluiría en la carpeta/souvenir.

-Imprimir una escarapela o banda de identificación que permita saber quiénes son organizadoras y quiénes asistentes.

-Elaborar carteleras y ubicarlas en puntos clave del lugar donde se lleve a cabo el Encuentro. Estas carteleras se utilizarían para actualizar información sobre el desarrollo del Encuentro. Una de ellas se utilizaría como lugar de Encuentro (citas, mensajes, etc.) para las participantes del Encuentro. A la fecha se piensa que el hotel Tequendama podría ser el lugar donde se lleve a cabo el Encuentro y éste proporcionaría los paneles para las carteleras.


-Recolectar los insumos para la memoria del 12 Encuentro (ponencias, actas, ayuda memorias, etc.)

-Hacer un registro fotográfico profesional-artístico del Encuentro (de 9 de la mañana a 12 de la noche). Estas fotografías se utilizarían para hacer una memoria visual del Encuentro que se colgaría en el sitio web con posibilidad de ser descargada por los/las usuarios/as.

-Transmisión en directo (live streaming) de los principales acontecimientos del 12 Encuentro para acceder a ellos vía la página web.


LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN EN LA FASE POST


En esta fase las acciones de comunicación están dirigidas a elaborar las memorias del Encuentro y a distribuirlas entre los y las interesados/as. Esto implica la realización de las siguientes acciones:

-Mantener hasta abril-mayo de 2012 el sitio web del Encuentro para que allí estén las memorias del Encuentro.

-Editar, diseñar y publicar las memorias del Encuentro en PDF (para colgar en el sitio web) y en el centro de medios propuesto. 

-Elaborar una multimedia-memoria del Encuentro con el registro fotográfico y los materiales impresos que se sube a la web con posibilidad de descarga.


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